Beberapa Fasilitas Yang Harus Ada di Meeting Room
Meeting room atau ruang pertemuan keberadaannya menjadi bagian yang sangat penting dari sebuah kantor karena biasa digunakan untuk meeting bersama dengan klien. Selain keberadaan meeting room yang telah menjadi bagian yang penting dari sebuah kantor, tentunya ruangan ini haruslah menarik, bersih, dan memiliki beberapa fasilitas modern yang dapat melancarkan proses meeting juga bisa menarik perhatian para klien.
Fasilitas Meeting Room Yang Harus Ada
Dalam sebuah ruang meeting harus ada beberapa fasilitas penting agar nyaman digunakan. Apa saja fasilitas tersebut? Simak penjelasannya sampai selesai dalam artikel yang saya tulis ini.
Berikut ini adalah beberapa fasilitas yang harus ada di ruang meeting:
1. Listrik yang memadai
Salah satu fasilitas yang sangat penting dan harus ada di dalam ruang meeting adalah listrik. Ketika meeting berlangsung keberadaan listrik memang sangat diperlukan misalnya untuk pengisian daya baterai laptop, sound system, proyektor, handphone dan barang-barang lainnya yang membutuhkan energi listrik. Bayangkan, jika tidak mempunyai listrik yang memadai di ruang meeting kantor anda? Tentunya akan mengganggu proses meeting dengan klien. Untuk itu, pastikan kalau ruang meeting yang anda gunakan untuk pertemuan dengan klien mempunyai listrik yang memadai agar kegiatan meeting bisa berjalan lancar.
Perlu diketahui juga, akses listrik yang memadai ini tidak hanya berupa daya listrik yang kapasitasnya besar saja untuk mengakomodir penggunaan peralatan elektronik selama meeting berlangsung. Tetapi juga harus dipastikan saat terjadi pemadaman listrik, akses listrik masih dapat tersedia dan tidak mengganggu berlangsungnya acara meeting.
2. Koneksi Internet yang lancar
Saat ini meeting tidak hanya sekedar pertemuan beberapa orang yang membahas penawaran atau perjanjian tertentu. Tetapi lebih pada penyajian data, informasi dan hal-hal lain yang harus dikonfirmasikan secara langsung melalui koneksi internet. Dengan adanya koneksi internet, tentunya akan semakin memudahkan anda saat menyajikan presentasi kepada klien dan klien pun tidak akan mengalami kesulitan jika membutuhkan internet.
Memang materi meeting atau presentasi biasanya sudah dipersiapkan secara offline di dalam hard disk atau flash disk. Tetapi dalam beberapa kasus presentasi saat meeting sering kali memerlukan koneksi internet untuk mengakses data lain. Misalnya, mengecek e-mail untuk follow up, video call yang mendadak untuk melakukan pembahasan dengan pihak lain yang saat itu tidak ada di ruang meeting, bahkan untuk melihat beberapa referensi yang ada di internet. Jadi pastikan ruang meeting yang anda gunakan untuk meeting dengan klien tersedia koneksi internet yang lancar sehingga meeting pun menjadi lancar.
3. Meja dan kursi yang nyaman
Saat melakukan meeting, fasilitas yang tidak boleh dilupakan adalah meja dan kursi. Keberadaan meja dan kursi sangatlah penting karena bisa digunakan untuk duduk dan menaruh laptop maupun berkas-berkas untuk meeting. Jika dalam ruang meeting tidak tersedia fasilitas meja dan kursi, pastinya akan sangat mengganggu dan membuat tidak nyaman pertemuan anda dengan klien. Pada saat peserta meeting mulai terganggu dan merasa tidak nyaman, maka penerimaan terhadap presentasi akan menjadi berkurang. Oleh sebab itu pastikan memilih tempat meeting yang dilengkapi meja dan kursi yang nyaman. Sehingga nantinya daya serap atau fokus peserta meeting pada saat penyampaian materi presentasi tidak akan terganggu.
4. Peralatan elektronik lengkap
Pastikan meeting room yang anda gunakan untuk meeting dengan klien tersedia peralatan elektronik yang lengkap. Misalnya tersedia perangkat proyektor, kabel proyektor, layar hingga perangkat sound system dengan performa yang baik. Tidak kalah pentingnya juga, tersedia saklar hingga terminal listrik dengan jumlah yang memadai untuk memastikan rapat bisa berjalan dengan lancar. Terlebih untuk memenuhi kebutuhan perangkat elektronik selama berlangsungnya rapat.
5. Tersedia alat tulis dan papan tulis
Meskipun sekarang serba digital, namun keberadaan alat tulis dan papan tulis masih diperlukan saat meeting dengan klien. Peralatan tulis tersebut akan membantu memudahkan anda ketika melakukan presentasi atau menjelaskan apa yang dipresentasikan kepada klien. Misalnya untuk menggambarkan sebuah konsep yang sedang dibahas untuk disimak dan ditinjau bersama. Tentunya jika tidak ada alat tulis dan papan tulis, rasanya agak terasa sulit bagi peserta meeting untuk membut peta konsep bersama.
Nah, jika ruang meeting tidak memiliki fasilitas-fasilitas tersebut apa jadinya? Pastinya sangat terganggu dan tidak nyaman. Oleh sebab itu pastikan saat melakukan meeting tempat ruang meetingnya tersedia fasilitas-fasilitas yang telah dituliskan di atas. Semoga meeting anda dengan klien anda dapat berjalan lancar.
